Die Meldepflichten wachsen

Die aufsichtlichen Meldepflichten der Finanzinstitute wachsen unaufhörlich. Mit jeder neuen Regulierung, mit jedem neuen Aufsichtsschwerpunkt kommen neue Meldungen hinzu, in größerer Zahl, höherer Frequenz und feinerer Granularität. Was die Institute der Aufsicht melden müssen, ist über die Jahre zu einer gewaltigen, ständig wachsenden Last geworden, und ein Ende dieses Wachstums ist nicht in Sicht.

Das Problem ist, dass die Kapazitäten der Institute nicht im selben Tempo wachsen. Die Zahl der Mitarbeiter, die die Meldungen erstellen, lässt sich nicht beliebig steigern, und qualifizierte Fachkräfte sind knapp. So entsteht eine Schere zwischen den wachsenden Meldepflichten und den begrenzten Kapazitäten, und diese Schere lässt sich mit der herkömmlichen, weitgehend manuellen Bearbeitung der Meldungen nicht mehr schließen.

Warum mehr Personal nicht die Antwort ist

Die naheliegende Antwort, einfach mehr Personal einzustellen, funktioniert nicht. Erstens sind die qualifizierten Fachkräfte knapp und teuer, sodass sich die Kapazitäten nicht beliebig aufstocken lassen. Zweitens wächst die Meldelast schneller, als sich Personal aufbauen ließe, sodass man der Entwicklung immer hinterherliefe. Drittens ist die manuelle Bearbeitung der Meldungen fehleranfällig und mühsam, und mehr Personal würde diese Probleme nicht lösen, sondern nur vergrößern.

Die Meldepflichten lassen sich deshalb nicht durch mehr Personal bewältigen, sondern nur durch eine andere Art der Bearbeitung. Diese andere Art ist die Automatisierung, oft mit Unterstützung von KI, die unter dem Begriff RegTech zusammengefasst wird. RegTech bedeutet, die Erstellung, Prüfung und Übermittlung der Meldungen so weit wie möglich zu automatisieren, sodass die menschliche Arbeit auf das beschränkt wird, was wirklich menschliches Urteil verlangt.

Was RegTech leistet

RegTech-Automatisierung kann die Daten, die für die Meldungen nötig sind, automatisch zusammenführen, sie auf Vollständigkeit und Plausibilität prüfen und die Meldungen in der geforderten Form erzeugen. Sie kann die Meldungen termingerecht übermitteln und die Übermittlung dokumentieren. Und sie kann auf Änderungen der Meldepflichten reagieren, indem sie die neuen Anforderungen in die automatisierten Abläufe einarbeitet. So lässt sich die wachsende Meldelast bewältigen, ohne die Kapazitäten ins Unermessliche zu steigern.

Der Gewinn liegt nicht nur in der Bewältigung der Menge, sondern auch in der Qualität. Eine automatisierte Erstellung der Meldungen ist konsistenter und weniger fehleranfällig als die manuelle, weil sie die Regeln einheitlich anwendet und nicht ermüdet. Das senkt das Risiko fehlerhafter Meldungen, die zu Beanstandungen durch die Aufsicht führen könnten. RegTech bewältigt also nicht nur die Menge, sondern verbessert zugleich die Qualität der Meldungen.

Welche Institute es verstanden haben

Die Institute, die RegTech verstanden haben, behandeln die Meldepflichten nicht als lästige Pflicht, die man mit Mühe abarbeitet, sondern als einen Prozess, den man systematisch automatisiert. Sie investieren in die Automatisierung, weil sie erkennen, dass die manuelle Bearbeitung an ihre Grenzen stößt und dass die Automatisierung die einzige skalierbare Antwort auf die wachsende Meldelast ist. Diese Institute sind für das weitere Wachstum der Meldepflichten gerüstet.

Die Institute, die das nicht verstanden haben, kämpfen dagegen mit einer wachsenden Last, die sie manuell zu bewältigen versuchen. Sie binden immer mehr Kapazität in der Erstellung der Meldungen, sie laufen Gefahr, Fehler zu machen, und sie geraten unter Druck, wenn die Meldelast weiter wächst. Der Unterschied zwischen den beiden Gruppen wird größer, je weiter die Meldepflichten wachsen, und er entscheidet darüber, welche Institute die Last beherrschen und welche von ihr überwältigt werden.

Die Datenbasis als Voraussetzung

Die Automatisierung der Meldepflichten setzt eine solide Datenbasis voraus. Eine Meldung lässt sich nur dann automatisch erzeugen, wenn die Daten, die sie enthält, in zugänglicher, verlässlicher Form vorliegen. In vielen Instituten sind die Daten jedoch verstreut, uneinheitlich und teils widersprüchlich, und das erschwert die Automatisierung. Bevor die Meldungen automatisch erzeugt werden können, muss deshalb oft die Datenbasis in Ordnung gebracht werden.

Dieser Schritt wird gern unterschätzt, ist aber entscheidend. Eine Automatisierung auf einer schlechten Datenbasis erzeugt fehlerhafte Meldungen, automatisiert also den Fehler, statt ihn zu vermeiden. Die Investition in die Datenbasis ist deshalb die Voraussetzung dafür, dass die Automatisierung ihren Nutzen entfaltet. Wer die Datenbasis ordnet und dann automatisiert, gewinnt; wer auf einer schlechten Datenbasis automatisiert, verlagert das Problem nur.

Die Rolle der KI

KI spielt in der Automatisierung der Meldepflichten eine wachsende Rolle. Sie kann unstrukturierte Daten erschließen, sie kann Plausibilitätsprüfungen durchführen, die über einfache Regeln hinausgehen, und sie kann Muster erkennen, die auf Fehler oder Auffälligkeiten hindeuten. Damit erweitert sie die Möglichkeiten der Automatisierung über das hinaus, was sich mit starren Regeln erreichen lässt, und sie macht die Meldungen nicht nur effizienter, sondern auch zuverlässiger.

Dabei ersetzt die KI den Menschen nicht, sondern entlastet ihn. Sie übernimmt die Masse der Routine und legt dem Menschen die Fälle vor, die seine Beurteilung verlangen. So kann der Mensch seine Kompetenz auf das konzentrieren, was wirklich menschliches Urteil erfordert, statt sie in der Routine zu verschwenden. Diese Aufgabenteilung zwischen Mensch und KI ist der Kern einer modernen, effizienten Meldewesen-Organisation.

Der Wandel der Rolle

Die Automatisierung verändert die Rolle der Mitarbeiter im Meldewesen. Statt die Meldungen manuell zu erstellen, überwachen sie die automatisierten Abläufe, beurteilen die Fälle, die die Automatik ihnen vorlegt, und kümmern sich um die Weiterentwicklung der Systeme. Diese Rolle ist anspruchsvoller und interessanter als die manuelle Erstellung, und sie nutzt die Kompetenz der Mitarbeiter besser. Die Automatisierung wertet die Arbeit im Meldewesen damit auf, statt sie zu entwerten.

Dieser Wandel der Rolle muss allerdings begleitet werden. Die Mitarbeiter müssen für die neue Rolle befähigt werden, sie müssen lernen, mit den automatisierten Systemen umzugehen und die Fälle zu beurteilen, die diese ihnen vorlegen. Wer die Automatisierung einführt, ohne die Mitarbeiter mitzunehmen, riskiert Widerstand und Fehler. Wer sie mitnimmt, gewinnt Mitarbeiter, die die neue, anspruchsvollere Rolle ausfüllen und die Automatisierung zum Erfolg machen. Wir helfen Ihnen, diesen Wandel zu gestalten. Beginnen Sie mit einer Potenzialanalyse.

Der Anschluss an die Aufsicht

Ein oft übersehener Aspekt der Meldewesen-Automatisierung ist der Anschluss an die Aufsicht selbst. Die Aufsichtsbehörden entwickeln ihre Meldeverfahren weiter, sie verlangen die Meldungen in bestimmten Formaten und über bestimmte Kanäle, und diese Anforderungen ändern sich. Eine automatisierte Meldewesen-Organisation muss in der Lage sein, sich an diese Änderungen anzupassen, damit die automatisch erzeugten Meldungen den jeweils aktuellen Anforderungen genügen.

Diese Anpassungsfähigkeit ist ein Qualitätsmerkmal der Automatisierung. Eine starre Automatisierung, die sich nur mit großem Aufwand an geänderte Anforderungen anpassen lässt, wird schnell zur Last, weil die Anforderungen sich ständig ändern. Eine flexible Automatisierung dagegen, die Änderungen mit überschaubarem Aufwand aufnimmt, bleibt dauerhaft nützlich. Bei der Gestaltung der Automatisierung ist deshalb auf diese Flexibilität zu achten, denn sie entscheidet über den langfristigen Nutzen.

Der Vorsprung der Frühentschlossenen

Die Institute, die ihre Meldepflichten früh automatisieren, verschaffen sich einen Vorsprung, der mit der wachsenden Meldelast immer wertvoller wird. Sie bewältigen die Last, während andere unter ihr ächzen, und sie binden weniger Kapazität in der Routine, die sie für anspruchsvollere Aufgaben nutzen können. Dieser Vorsprung lässt sich nicht über Nacht aufholen, denn die Automatisierung braucht Zeit zum Aufbau. Wer früh beginnt, sichert sich deshalb einen dauerhaften Vorteil.

Die einzige skalierbare Antwort

Die Botschaft ist klar: Die Automatisierung der Meldepflichten ist nicht eine Option unter mehreren, sondern die einzige skalierbare Antwort auf eine Last, die schneller wächst als die Kapazitäten. Wer die Meldepflichten auch in Zukunft beherrschen will, kommt an der Automatisierung nicht vorbei. Die Frage ist nicht, ob man automatisiert, sondern wann, und je früher, desto besser, weil die Last weiter wächst und der Vorsprung der automatisierten Institute größer wird.

Mehr zum Thema: ESG-Reporting mit Excel: Warum die Auflagen damit nicht erfüllbar sind. und PSD3 ist beschlossen. Banken haben 18 Monate, um ihre Authentifizierung zu bauen..

Wir helfen Ihnen, Ihre Meldepflichten zu automatisieren, sodass Sie die wachsende Last beherrschen, statt von ihr überwältigt zu werden, und zugleich die Qualität Ihrer Meldungen verbessern. Strategie und Umsetzung aus einer Hand. Beginnen Sie mit einer Potenzialanalyse.