Der Kunde — Ein mittelständischer Industriemakler mit rund 80 Mitarbeitenden und einem verwalteten Prämienvolumen von über 120 Mio. Euro.

Die Ausgangslage — Im Schadenbereich arbeiteten fünf Fachkräfte im Dauerbetrieb. Jeder Schaden erforderte: Erstmeldung sichten, Dokumente anfordern, Vollständigkeit prüfen, Schaden beim Versicherer einmelden, Status tracken, Kunden informieren. Für Standard-Schadentypen war das reine Routinearbeit. Die Fachkräfte verbrachten über 80 % ihrer Zeit damit, statt sich auf komplexe Regulierungen zu konzentrieren.

Die Herausforderung — Bestehende Systeme waren fragmentiert: Schadenerfassung im Maklerverwaltungssystem, Kommunikation per E-Mail, Dokumente per SharePoint. Eine saubere Automatisierung erforderte, dass ein KI-Agent über alle drei Systeme hinweg operiert – und dabei regulatorisch einwandfrei dokumentiert.

Was wir getan haben — Wir haben einen Agentic-AI-Workflow entwickelt, der Schäden von der Erstmeldung bis zur Einreichung beim Versicherer eigenständig bearbeitet. Der Agent klassifiziert eingehende Schäden automatisch nach Typ und Schwere, erstellt eine Checkliste fehlender Unterlagen, fordert diese beim Kunden per E-Mail an, prüft die Vollständigkeit eingegangener Dokumente, befüllt die Schadensmeldung an den Versicherer und stellt sie zur Freigabe bereit. Fachkräfte greifen nur noch bei unklaren Fällen oder komplexen Schäden ein.

Die Lösung läuft auf dem bestehenden Maklerverwaltungssystem – kein Systemwechsel. Gesamte Implementierungsdauer: 12 Wochen.

Die Ergebnisse — Die Bearbeitungszeit pro Standard-Schaden sank um 52 %. Die manuelle Dateneingabe wurde um 80 % reduziert. Das Schadenteam bearbeitet heute 40 % mehr Fälle bei gleichem Personalstand. Rückmeldungszeiten an Kunden wurden von durchschnittlich 3,2 auf 0,8 Tage gesenkt.