Der Kunde

Eine Maklergruppe mit rund 100 Mitarbeitenden und einem entsprechend hohen täglichen Belegaufkommen.

Ausgangslage

Eingehende Rechnungen wurden vollständig manuell verarbeitet, mit hohem Aufwand, langen Durchlaufzeiten und einer fehleranfälligen Datenerfassung von Hand. Zwischen dem Maklerverwaltungsprogramm und den eingehenden Dokumenten gab es keine Schnittstellen, was eine skalierbare Verarbeitung von vornherein verhinderte. Jede Rechnung wanderte einzeln durch viele Hände.

Herausforderung

Das Verwaltungssystem besaß keine offene Schnittstelle, und die Belege kamen in jedem denkbaren Format herein, von der sauberen PDF-Rechnung bis zum schief eingescannten Beleg. Die Lösung musste beide Hürden zugleich überbrücken, ohne das bestehende System anzutasten.

Vorgehen

Wir haben eine KI-gestützte OCR-Strecke aufgebaut, die eingehende Rechnungen unabhängig vom Format automatisch erkennt und die relevanten Daten wie Rechnungssteller, Betrag, Datum und Verwendungszweck zuverlässig extrahiert. In n8n haben wir automatisierte Workflows eingerichtet, die die extrahierten Daten plausibilisieren, weiterverarbeiten und an das Maklerverwaltungsprogramm übergeben, sauber integriert in die bestehende Systemlandschaft und ganz ohne Eingriff in das geschlossene System. Unsichere Erkennungen werden gezielt zur manuellen Prüfung ausgesteuert, statt blind durchzulaufen. Damit wurde aus reiner Handarbeit ein durchlaufender, überwachbarer Prozess mit klarer Fehlerkontrolle.

Ergebnisse

• 95 Prozent Automatisierungsgrad beim Rechnungseingang

• Der manuelle Erfassungsaufwand ist deutlich gesunken

• Fehlerarme Verarbeitung durch die automatisierte Datenextraktion

• Eine skalierbare Architektur trägt auch ein weiter steigendes Belegvolumen