Die Durchlaufzeit steht, weil der Vorgang ständig die Hand wechselt

Jede Sparkasse will schneller werden. Kaum eine zählt, wie oft ein Kreditvorgang die Hand wechselt. Die Durchlaufzeit in der Marktfolge sinkt erst, wenn die Zahl der Übergaben zwischen Markt und Marktfolge sinkt, nicht wenn ein weiteres Werkzeug die einzelne Bearbeitung beschleunigt.

Die meisten Beschleunigungsprojekte setzen an der falschen Stelle an. Sie optimieren die Bearbeitungszeit an einer einzelnen Station und lassen die Zahl der Stationen unangetastet. Das verkürzt jeden Schritt und verlängert die Wartezeit dazwischen. Laut dem Global Banking Annual Review 2025 von McKinsey liegt das Kostensenkungspotenzial durch KI-Agenten bei 15 bis 20 Prozent, vor allem im Kundenservice, im Risikomanagement und in der Bekämpfung von Finanzkriminalität. Dieses Potenzial hebt niemand, der nur die Tastatur schneller macht.

Was eine Übergabe im Kreditprozess wirklich kostet

Eine Übergabe ist nicht der Moment, in dem eine Akte weitergereicht wird. Sie ist der Moment, in dem eine Akte liegen bleibt. Zwischen dem Markt, der den Kredit anbahnt, und der Marktfolge, die ihn prüft, entsteht mit jeder Übergabe eine Warteschlange, eine Rückfrage und eine erneute Einarbeitung in einen Vorgang, den vorher schon jemand verstanden hatte.

Wer die Durchlaufzeit senken will, muss diese Wartezeiten sichtbar machen. Ein Kreditvorgang, der fachlich in zwei Stunden entscheidbar ist, braucht in vielen Häusern zwei Wochen, weil er sieben Mal die Zuständigkeit wechselt und jedes Mal von vorn priorisiert wird. Die Arbeit dauert Stunden, das Liegen dauert Tage.

Warum die MaRisk die Funktionstrennung verlangt und Tempo trotzdem möglich ist

Die Mindestanforderungen an das Risikomanagement, kurz MaRisk, verlangen im Kreditgeschäft eine klare Funktionstrennung zwischen Markt und Marktfolge. Diese Trennung ist keine Ausrede für lange Durchlaufzeiten. Sie verlangt getrennte Verantwortung, nicht getrennte Systeme und nicht getrennte Warteschlangen.

Der Denkfehler vieler Häuser: Sie verwechseln die aufsichtlich gebotene Funktionstrennung mit einer organisatorischen Zerstückelung des Prozesses. Zwei Voten dürfen nicht aus derselben Hand kommen. Sie dürfen aber im selben Vorgang, im selben System und ohne mediale Brüche entstehen. Wo die Funktionstrennung sauber umgesetzt ist, sinkt die Zahl der technischen Übergaben, nicht die Zahl der Kontrollen.

Wo Sparkassen die meisten Übergaben verstecken

Die teuersten Übergaben stehen nicht im Prozessdiagramm. Sie stecken in den Rückfragen. Ein unvollständiger Dokumenten-Upload, eine fehlende Unterlage zur Baufinanzierung, eine Plausibilität, die nicht stimmt: Jede dieser Lücken erzeugt eine Übergabe zurück an den Markt und eine zweite wieder zurück in die Marktfolge. Diese Schleifen sind es, die die Durchlaufzeit auffressen.

Diese Rückschleifen haben eine zweite, versteckte Wirkung. Sie zerstören die Priorisierung. Ein Vorgang, der zum dritten Mal zurückkommt, konkurriert mit frischen Anträgen um dieselbe Bearbeitungskapazität und verliert oft, weil das Neue dringlicher wirkt. So altern gerade die Fälle, die schon am weitesten waren, und die Durchlaufzeit streut immer stärker.

Wer den Prozess ernsthaft verkürzen will, misst deshalb nicht die durchschnittliche Bearbeitungszeit, sondern die Zahl der Rückschleifen pro Vorgang. Das ist der ehrlichere Indikator, weil er das Liegen sichtbar macht, das die Zeitmessung an der einzelnen Station verschweigt. Wie sich der Weg vom Dokument zur Entscheidung neu ordnen lässt, zeigt der Beitrag zur KI-gestützten Dokumentenextraktion in der Marktfolge.

Dunkelverarbeitung ist der KPI, der nicht lügt

Die Dunkelverarbeitungsquote misst, welcher Anteil der Vorgänge ohne manuellen Eingriff durchläuft. Sie ist der ehrlichste Kennwert der Marktfolge, weil sie sich nicht schönreden lässt. Ein Vorgang läuft entweder ohne Übergabe durch oder er tut es nicht. Steigt die Quote, sinkt die Zahl der Hände am Vorgang, und erst dann sinkt die Durchlaufzeit spürbar.

Der Vorteil dieser Kennzahl liegt in ihrer Unbestechlichkeit. Sie belohnt keine schnellere Sachbearbeitung an einer überflüssigen Station. Sie belohnt nur den Wegfall der Station.

Warum mehr Personal die Übergaben nicht löst

Der naheliegende Reflex bei langen Durchlaufzeiten ist mehr Personal. Er scheitert an der Natur des Problems. Zusätzliche Sachbearbeiter verkürzen die Wartezeit an einer überlasteten Station, ändern aber nichts an der Zahl der Stationen. Jede zusätzliche Hand erzeugt sogar eine zusätzliche potenzielle Übergabe, weil mehr Beteiligte mehr Abstimmung brauchen.

Die Rechnung geht nur auf, wenn die Zahl der Zuständigkeitswechsel sinkt. Ein Prozess mit halb so vielen Übergaben braucht bei gleichem Volumen weniger Personal, nicht mehr, weil die teure Wartezeit zwischen den Stationen verschwindet. Wer bei stockender Marktfolge über Stellen diskutiert, behandelt ein Struktur- als ein Kapazitätsproblem.

Wie KI die Zahl der Übergaben senkt, nicht nur die Bearbeitungszeit

Künstliche Intelligenz beschleunigt die Marktfolge dort am stärksten, wo sie eine Übergabe ganz entfernt. Ein Modell, das eingehende Unterlagen klassifiziert, die Vollständigkeit einer Kreditakte prüft und fehlende Dokumente sofort anfordert, verhindert die Rückschleife, bevor sie entsteht. Damit spart es nicht Minuten in der Bearbeitung, sondern Tage im Liegen.

Nach Zahlen des Bitkom nutzen 41 Prozent der deutschen Unternehmen KI, weitere 48 Prozent planen oder diskutieren den Einsatz. Sparkassen, die hier vorankommen, setzen KI nicht als schnellere Schreibhilfe ein, sondern als Instrument gegen die Übergabe. Welche Anwendungsfälle in der Marktfolge tatsächlich tragen, ordnet der Beitrag zur KI in der Marktfolge der Sparkasse ein.

Der erste Schritt: die Übergaben zählen, bevor Sie automatisieren

Bevor eine Sparkasse in Automatisierung investiert, sollte sie einen einzigen repräsentativen Kreditprozess vom Antrag bis zur Auszahlung nachverfolgen und jede Übergabe markieren. Das Ergebnis überrascht fast immer, weil die Zahl der Zuständigkeitswechsel deutlich höher liegt als gedacht. Erst diese Karte zeigt, wo ein Werkzeug wirkt und wo es nur eine überflüssige Station beschleunigt.

Genau hier setzt eine Potenzialanalyse an: Sie legt die Übergaben eines echten Prozesses offen und benennt die zwei, drei Stellen, an denen ihr Wegfall die Durchlaufzeit halbiert. Wer wissen will, wie viele Hände seine Kreditvorgänge heute wechseln, beginnt mit einer solchen Analyse und nicht mit dem Einkauf von Software.

Hinweis: Das Titelbild wurde mit KI generiert.