Die Systeme sind da. Die Zeit nicht.

Alle reden über die Digitalisierung des Vertriebs. Kaum jemand redet über den Kalender des Beraters. Der Engpass im Sparkassenvertrieb ist die verfügbare Stunde des Beraters, nicht die technische Ausstattung des Instituts.

An Infrastruktur mangelt es der Sparkassen-Finanzgruppe nicht. Die Finanz Informatik, der IT-Dienstleister der Sparkassen, meldet in ihrem Jahresbericht 2025 Umsatzerlöse von 2,69 Milliarden Euro und ein Entwicklungsbudget von über 400 Millionen Euro. Die Sparkasse-App zählt danach über 20 Millionen aktive Nutzer. Wer im Vertrieb nach dem nächsten System ruft, sucht am falschen Ende.

Warum bringt mehr Technik nicht mehr Abschlüsse?

Die Produkte, die Ertrag bringen, sind erklärungsbedürftig: Baufinanzierung, Vorsorge, Wertpapiere, Firmenkredit. Sie werden im Gespräch abgeschlossen, am Telefon, per Video oder am Beratungsplatz. Jeder dieser Abschlüsse kostet Beraterstunden, und genau diese Stunden sind knapp.

Neue Werkzeuge lösen das Problem nicht automatisch. Jedes zusätzliche System will gepflegt, dokumentiert und bedient werden. Ein Tool, das dem Berater keine Arbeit wegnimmt, nimmt ihm Zeit.

Wo versickert die Beraterstunde heute?

Vor dem Termin: Kundendaten aus mehreren Anwendungen zusammensuchen, Listen abgleichen, Unterlagen prüfen. Nach dem Termin: Beratung dokumentieren, Aufgaben verteilen, Wiedervorlagen setzen. Dazwischen: ein Posteingang, der keine Pause kennt. Der eigentliche Kundenkontakt liegt eingeklemmt zwischen Verwaltungsblöcken.

Eine ehrliche Wochenaufschreibung bringt das ans Licht, und sie fällt in fast jedem Haus gleich aus: Die Gesprächszeit mit Kunden ist die Minderheit der Arbeitszeit, obwohl sie der einzige Teil ist, der Ertrag erzeugt. Niemand hat das so entschieden. Es ist über Jahre so gewachsen, Aufgabe für Aufgabe, System für System.

Welchen Kunden der Berater anrufen soll, ist dabei erst die zweite Frage. Next Best Action beantwortet sie nur dann sinnvoll, wenn überhaupt Zeit zum Anrufen existiert.

Was übernimmt KI im Vertriebsalltag zuerst?

Drei Aufgaben liegen vorn. Erstens die Gesprächsvorbereitung: ein Assistent stellt Kundenhistorie, Produktnutzung und offene Themen zu einem Dossier zusammen, das der Berater in fünf Minuten liest statt in vierzig Minuten recherchiert. Zweitens die Dokumentation: aus Gesprächsnotizen entsteht ein Entwurf, den der Berater prüft und freigibt. Drittens der Posteingang: Standardanfragen bekommen einen Antwortentwurf, bevor der Berater sie öffnet.

Die Entscheidung bleibt in allen drei Fällen beim Menschen. Der Assistent liefert Entwürfe, keine Zusagen. Das hält die Qualität und erfüllt die Anforderungen an eine nachvollziehbare Beratung.

Bewusst nicht am Anfang stehen die spektakulären Anwendungsfälle: kein Kundenchatbot, keine automatische Produktempfehlung. Die unspektakulären Aufgaben tragen den schnelleren Nachweis, weil sie täglich anfallen, leicht messbar sind und keinen einzigen Kundenkontakt riskieren.

Gewonnene Zeit braucht einen festen Platz

Eine freigeräumte Stunde wandert nicht von allein ins Kundengespräch. Ohne Steuerung füllt die nächste Verwaltungsaufgabe die Lücke. Deshalb gehört zur Entlastung eine Führungsentscheidung: gewonnene Stunden werden als Kontaktzeit verplant, sichtbar im Kalender und in der Vertriebssteuerung. Ein einfacher Maßstab hilft: Für jede Stunde, die ein Assistent übernimmt, wird ein zusätzlicher Kundenkontakt eingeplant, und die Führungskraft schaut monatlich nach, ob er stattgefunden hat.

Erst dann zahlt die Entlastung auf das ein, was Sparkassen ohnehin vorhaben: den Bestand ansprechen statt auf Laufkundschaft warten. Wie das konkret aussieht, zeigt der Blick auf die Aktivierung von Bestandskunden mit KI-Unterstützung.

Der nächste Schritt

Eine Woche Vertriebsalltag vermessen genügt, um die drei größten Zeitfresser eines Hauses zu benennen. Genau das leistet eine kompakte Potenzialanalyse: Zeitverwendung erheben, Entlastungshebel priorisieren, Fahrplan für die ersten 90 Tage festlegen. Danach ist die Frage nicht mehr, ob KI in den Vertrieb gehört, sondern welche Stunde sie zuerst zurückholt.