Digitale Angebotsstrecke: rund 75 % kürzere Angebotserstellung

Auf einen Blick

Eine große Maklergruppe hat ihre manuelle Angebotserstellung durch eine digitale Angebotsstrecke mit automatischer Systemintegration ersetzt. Die Angebotserstellung läuft seitdem rund 75 Prozent schneller, Übertragungsfehler in die Bestandssysteme sind deutlich minimiert. Die Strecke ist modular aufgebaut, sodass sich weitere Tarife und Sparten später ohne Neuentwicklung ergänzen lassen. Umgesetzt als direkte Anbindung an die bestehenden Bestandssysteme, ohne diese abzulösen.

Der Kunde

Eine große deutsche Maklergruppe, die täglich eine hohe Zahl an Angeboten erstellt.

Ausgangslage

Die Angebotserstellung erfolgte weitgehend manuell, mit hohem Zeitaufwand, fehleranfälliger Datenübertragung in die Bestandssysteme und ohne standardisierte Kalkulationsworkflows. Eine skalierbare digitale Lösung für den gesamten Angebotsprozess fehlte, sodass jedes Angebot ein kleines Einzelprojekt war und Wartezeiten beim Kunden zu verlorenen Abschlüssen führten.

Erschwerend kam hinzu, dass mehrere Excel-Prämienkalkulatoren nebeneinander im Umlauf waren, teils in unterschiedlichen Ständen.

Herausforderung

Kalkulation und Bestandssysteme mussten fehlerfrei zusammenspielen. Die manuellen Übertragungen zwischen beiden waren erfahrungsgemäß die größte Fehlerquelle und der häufigste Grund für Nacharbeit und Verzögerung.

Gleichzeitig musste der Vertrieb der neuen Strecke vertrauen, denn ein Angebotsrechner wird nur genutzt, wenn seine Ergebnisse nachweislich mit den bisherigen übereinstimmen.

Vorgehen

Wir haben die digitale Angebotsstrecke gemeinsam mit Vertrieb und IT Schritt für Schritt aufgebaut:

• Abstimmung mit Vertrieb und IT zur Klärung der Anforderungen und der ineffizienten manuellen Schritte

• Definition klarer Automatisierungsziele für den gesamten Angebotsprozess

• Konzeption der Kalkulationslogik und der Angebotsinhalte

• Entwicklung flexibler Workflows mit Schnittstellen zu den Bestandssystemen

• Implementierung der Lösung mit automatisierter Datenübertragung in die Bestandssysteme

• Modularer Aufbau der Strecke, sodass sich weitere Tarife und Sparten später ohne Neuentwicklung ergänzen lassen

Der Abgleich mit echten Altangeboten war aufwendiger als geplant. In der ersten Testrunde wichen die Ergebnisse in einigen Konstellationen ab, weil die vorhandenen Excel-Kalkulatoren untereinander nicht konsistent waren. Bevor die Strecke produktiv gehen konnte, musste erst geklärt werden, welche der parallelen Rechenwege überhaupt der gültige ist.

Ergebnisse

• Rund 75 Prozent kürzere Angebotserstellung

• Übertragungsfehler in die Bestandssysteme deutlich minimiert

• Eine verbindliche Kalkulationslogik ersetzt die parallel geführten Excel-Kalkulatoren

• Höhere Nutzerzufriedenheit dank intuitiver, durchgängiger Workflows

• Eine modulare, skalierbare Lösung bildet die Grundlage für weitere Angebotsstrecken

Was andere Maklergruppen daraus mitnehmen

Der Zeitgewinn entsteht weniger durch die Oberfläche als durch den Wegfall der Übertragung zwischen Kalkulation und Bestandssystem. Genau dort sitzt in den meisten Maklergruppen der Fehler. Der Test gegen echte Altangebote ist dabei kein Formalismus, sondern die Bedingung für Akzeptanz im Vertrieb. Und er fördert regelmäßig ein zweites Problem zutage: dass die vorhandenen Kalkulationen untereinander gar nicht übereinstimmen. Diese Klärung gehört vor die Automatisierung.

Häufige Fragen

Warum lohnt sich eine digitale Angebotsstrecke?
Weil der größte Zeit- und Fehleranteil in der manuellen Übertragung zwischen Kalkulation und Bestandssystem liegt. In diesem Fall bedeutete das rund 75 Prozent kürzere Erstellungszeit.

Wie wird sichergestellt, dass die neue Kalkulation korrekt rechnet?
Über Tests gegen echte Altangebote, bevor die Strecke produktiv geht. Dabei zeigt sich häufig, dass schon die bisherigen Rechenwege untereinander nicht konsistent waren.

Ersetzt die Angebotsstrecke den Vertrieb?
Nein. Sie übernimmt die Kalkulation und die Datenübertragung, die gewonnene Zeit steht dem Vertrieb für das Kundengespräch zur Verfügung.

Lassen sich später weitere Tarife oder Sparten ergänzen?
Ja, weil die Strecke von Anfang an modular aufgebaut wurde. Neue Tarife und Sparten kommen ohne Neuentwicklung hinzu.