Maklergruppe harmonisiert Fachprozesse und spart 15 Prozent Zeit

Auf einen Blick

Eine über Zusammenschlüsse gewachsene Maklergruppe hat ihre Bearbeitungszeiten um 15 Prozent gesenkt. Heterogene Fachprozesse an mehreren Standorten wurden auf einheitliche Standards gebracht. Vor allem entstand eine einheitliche Prozessarchitektur, die eine schrittweise Automatisierung überhaupt erst möglich macht.

Der Kunde

Eine große deutsche Maklergruppe, gewachsen über mehrere Standorte und Zusammenschlüsse.

Ausgangslage

Durch das schnelle Wachstum und mehrere Zusammenschlüsse waren über die Jahre heterogene Fachprozesse entstanden. Es fehlte an Standardisierung, Medienbrüche zogen sich durch die Abläufe, und unterschiedliche IT-Systeme arbeiteten nebeneinander statt zusammen. Die starke Abhängigkeit von individuellem Fachwissen einzelner Mitarbeitender verlangsamte die Durchlaufzeiten und machte jede Skalierung zur Geduldsprobe. Praktisch hieß das: Derselbe Vorgang lief an drei Standorten in drei Varianten, mit drei unterschiedlichen Ergebnissen und drei unterschiedlichen Laufzeiten.

Herausforderung

Vor jeder Automatisierung stand die Harmonisierung. Solange jeder Standort seine eigene Variante eines Prozesses fährt, lässt sich nichts sinnvoll automatisieren und nichts skalieren. Erst die Ordnung schafft die Voraussetzung für Tempo. Gleichzeitig durfte die Vereinheitlichung nicht als Entmachtung der Standorte ankommen, sonst wäre der neue Standard auf dem Papier geblieben und im Alltag umgangen worden.

Vorgehen

Wir haben die Harmonisierung als eigenständiges Projekt vor jeder Automatisierung aufgesetzt:

• Vollständige Aufnahme und Analyse der bestehenden Fachprozesse über alle Standorte hinweg

• Identifikation redundanter und widersprüchlicher Abläufe und Definition eines harmonisierten Zielprozesses

• Bewusste Übernahme der jeweils besten Standortvariante in den Zielprozess statt einer Vorgabe von oben

• Automatisierungs-Roadmap mit klar priorisierten, schnell wirksamen Quick Wins

• Begleitende Change-Architektur mit aktiver Einbindung der Mitarbeitenden, damit die neuen Standards getragen statt nur verordnet werden

Zwei Standorte haben den Zielprozess deutlich später übernommen als geplant, weil dort große Kundenmandate an den bestehenden Abläufen hingen. Statt den Rollout zu erzwingen, haben wir für diese Mandate eine Übergangsfrist definiert. Das hat die Gesamtlaufzeit verlängert und die Akzeptanz gerettet.

Ergebnisse

• Die Bearbeitungszeiten sind um 15 Prozent gesunken

• Die Fachprozesse sind harmonisiert und einheitliche Standards etabliert

• Die einheitliche Prozessarchitektur ermöglicht eine schrittweise und kontrollierte Automatisierung

• Die Abhängigkeit von individuellem Fachwissen einzelner Personen ist deutlich reduziert

• Es ist eine tragfähige Basis für weiteres Wachstum und weitere Zusammenschlüsse geschaffen

Was andere Maklergruppen daraus mitnehmen

Wer nach einer Fusion oder mehreren Zukäufen direkt automatisieren will, automatisiert das Durcheinander. Die Reihenfolge ist umgekehrt: erst harmonisieren, dann automatisieren. Die Harmonisierung gelingt eher, wenn der Zielprozess sichtbar aus den besten vorhandenen Varianten zusammengesetzt wird. Und man sollte einplanen, dass einzelne Standorte länger brauchen. Eine Übergangsfrist kostet Zeit, ein erzwungener Rollout kostet die Akzeptanz.

Häufige Fragen

Warum sollte Harmonisierung vor Automatisierung kommen?
Weil jede Prozessvariante eine eigene Automatisierung erfordert. Wer drei Varianten automatisiert, baut dreimal und pflegt dreimal.

Wie lässt sich Widerstand an den Standorten vermeiden?
Indem die jeweils beste Variante in den Zielprozess übernommen und die Mitarbeitenden in die Definition eingebunden werden. Ein rein verordneter Standard wird im Alltag umgangen.

Was bringt Harmonisierung messbar?
Hier 15 Prozent kürzere Bearbeitungszeiten allein durch den Wegfall redundanter Arbeitsschritte, noch vor jeder Automatisierung.

Werden durch die Harmonisierung und die geplante Automatisierung Stellen abgebaut?
Nein. Die eingesparte Bearbeitungszeit fließt in anspruchsvollere Aufgaben und in weiteres Wachstum, nicht in Personalabbau.