Verbundwerkzeuge in Wirkung: über 5 Prozent Effizienz im Gesamthaus

Auf einen Blick

Bei einer Sparkasse stieg der gemessene Effizienzgewinn im Gesamthaus nach sechs Monaten auf über 5 Prozent, nachdem die im Verbund bereitgestellten KI-Werkzeuge zuvor als Pilot kaum genutzt worden waren. Allein die Interviewphase verdoppelte die Nutzung der Werkzeuge nahezu. Für die anschließende KI-Prozessintegration sind 20 bis 30 Prozent prognostiziert.

Der Kunde

Eine Sparkasse, spürbar vom demografischen Wandel betroffen, mit hoher Abhängigkeit von den Verbundstrukturen.

Ausgangslage

Die KI-Werkzeuge aus dem Verbund waren als Pilot vorhanden und wurden kaum genutzt. Es fehlten der organisatorische Rahmen und ein Befähigungskonzept, das über einzelne Anwender hinausreicht. Die Projektverantwortlichen sahen das Potenzial. Auf Vorstandsebene und in der Belegschaft war dieses Bild noch nicht vorhanden, weshalb auch keine Investitionsentscheidung anstand.

Herausforderung

Die Werkzeuge waren da, die Wirkung nicht. Ohne Rahmen und ohne belastbares Bild vom Nutzen im eigenen Haus bleibt ein Pilot ein Pilot. Gleichzeitig erhöht der demografische Wandel den Druck. Dieselbe Leistung mit weniger Menschen ist keine Zielgröße für später, sondern eine Frage der nächsten Jahre. Der Vorstand brauchte deshalb keine Marktzahlen, sondern eine Aussage über das eigene Haus.

Vorgehen

Wir sind mit einer breiten Erhebung gestartet, um ein belastbares Bild vom Status quo im eigenen Haus zu bekommen, und haben darauf vier Bausteine aufgesetzt:

• Interview von fünf Prozent des Gesamthauses, quer durch die Fachbereiche, zu Haltung, tatsächlicher Nutzung und Wünschen

• Stichprobe bewusst über alle Bereiche und Hierarchieebenen gestreut, damit das Bild für das Gesamthaus trägt

• Verdichtung der Ergebnisse zu einer Investitionsempfehlung für den Vorstand

• Aufbau eines organisatorischen Rahmens, der sich in die bestehenden Strukturen einfügt

• Rollenkonzept zur Klärung der Verantwortung

• Kurzfristiges Befähigungskonzept, um das Momentum aus der Interviewphase zu nutzen

• Durchgängiges Befähigungs- und Kommunikationskonzept für die Fläche

• Abschluss des Einsatzes mit einem KI-Kickoff auf Vorstandsebene

Ein Nebeneffekt zeigte sich schon während der Erhebung: Allein die Gespräche machten das Thema im Haus präsent und verdoppelten die Nutzung der Verbundwerkzeuge nahezu, noch bevor die eigentlichen Maßnahmen griffen. Die Gesamtlaufzeit bis zum gemessenen Ergebnis betrug sechs Monate.

Ergebnisse

• Effizienzgewinn im Gesamthaus ist nach der Interviewphase auf über 5 Prozent gestiegen

• Nutzung der Verbundwerkzeuge allein durch die Interviewphase nahezu verdoppelt

• Investitionsempfehlung für das Gesamtpotenzial, entscheidungsfähig auf Vorstandsebene

• Das Haus kann den KI-Einsatz eigenständig ausbauen und skalieren

• Grundlage für die KI-Prozessintegration gelegt, dort 20 bis 30 Prozent prognostiziert

Was andere Sparkassen daraus mitnehmen

Verbundwerkzeuge kommen ohne Einführung. Genau darin liegt das Problem: Verfügbarkeit wird mit Nutzung verwechselt. Zwei Erkenntnisse sind übertragbar. Erstens wirkt eine breit angelegte Interviewphase selbst schon als Maßnahme, weil sie das Thema sichtbar macht. Zweitens braucht der Vorstand eine Zahl aus dem eigenen Haus, keine Marktstudie. Ohne diese Zahl gibt es keine Investitionsentscheidung.

Häufige Fragen

Warum werden Verbundwerkzeuge in Sparkassen wenig genutzt?
Weil sie bereitgestellt, aber nicht eingeführt werden. Es fehlen organisatorischer Rahmen, Rollen und ein Befähigungskonzept.

Worauf bezieht sich der Effizienzgewinn von über 5 Prozent?
Auf das Gesamthaus, gemessen zum Abschluss des Einsatzes nach sechs Monaten. Nach der Interviewphase hat sich die Nutzungsphase bereits verdoppelt.

Was bringt die anschließende KI-Prozessintegration?
In diesem Haus sind dafür 20 bis 30 Prozent prognostiziert, also deutlich mehr als die reine Anwendung der Werkzeuge.

Bedeutet der Effizienzgewinn Stellenabbau?
Nein. Er hilft dem Haus, dem demografischen Wandel zu begegnen, bei dem ohnehin weniger Personal zur Verfügung steht. Es geht um gewonnene Bearbeitungszeit im Gesamthaus, nicht um den Abbau von Stellen.