Die Excel-Kette bricht jeden Monat neu

Jede Sparkasse kennt sie: die Kette aus CSV-Export, Formelblatt und PowerPoint-Folie, die jeden Monat neu zusammengesetzt wird. Berichtsautomatisierung scheitert in Sparkassen und Volksbanken nicht an fehlender Technik, sondern an fehlender Prozessstruktur davor. Das Muster wiederholt sich Haus für Haus, nur die Namen der Tabellenblätter ändern sich.

Woran die Automatisierung wirklich scheitert

Monatliche und quartalsweise Reports laufen in vielen Häusern noch über dieselbe Kette: Daten aus mehreren Quellsystemen exportieren, in Excel zusammenführen, händisch in eine Präsentation überführen. Jede Strukturänderung in einer Quelle, ein neues Spaltenformat, ein umbenanntes Feld, bricht die Formelkette. Ein Automatisierungstool, das auf einem starren Excel-Aufbau aufsetzt, hält deshalb selten länger als eine einzige Berichtsperiode.

Das Muster zeigt sich nicht nur im internen Reporting. Auch beim ESG-Pflichtreporting scheitert Excel an derselben Stelle: an wachsenden Anforderungen, die eine Tabelle strukturell nicht abbilden kann, weil sie für einmalige Auswertung gebaut wurde, nicht für laufende Berichtspflichten.

Das Problem liegt selten bei den Mitarbeitenden. Es liegt bei der fehlenden Klärung, wer für welche Datenquelle verantwortlich ist und welcher Report wirklich noch gebraucht wird. Ohne diese Klärung wird jede neue Softwarelösung zur nächsten Excel-Kette, nur mit einem anderen Namen und einer höheren Lizenzrechnung.

Was KI hier tatsächlich leisten kann

Laut einer zeb-Studie zu österreichischen Regionalbanken lässt sich bei konsequentem KI-Einsatz bis 2035 rund ein Drittel der Kapazitäten freispielen, unter anderem in administrativen Tätigkeiten wie dem Reporting. Die freigesetzte Zeit fließt dann in Wachstum und Qualität statt in wiederkehrende Routine.

Konkret heißt das für die Report-Kette: KI kann Zahlen aus verschiedenen Quellsystemen strukturiert zusammenführen, Abweichungen markieren und einen ersten Kommentartext entwerfen. Was sie nicht kann: entscheiden, welche Kennzahl für den Vorstand wirklich relevant ist, oder eine fehlende Datenquelle ersetzen.

KI ersetzt hier keine Strategie. Sie ist der Hebel, der eine bereits geordnete Datenbasis beschleunigt. Ohne saubere Prozesse dahinter automatisiert eine KI nur das bestehende Chaos schneller, und das Ergebnis bleibt genauso fehleranfällig wie vorher, nur schneller produziert.

Der Prozess kommt vor dem Tool

Wer zuerst ein Automatisierungstool einführt und danach über Zuständigkeiten diskutiert, dreht die Reihenfolge um. Zuerst gehört geklärt: Welche Berichte werden wirklich gebraucht, wer liest sie regelmäßig, und woher kommen die zugrunde liegenden Daten stabil und mit einer einzigen Quelle der Wahrheit. Erst wenn diese drei Fragen beantwortet sind, lohnt sich der Blick auf ein Werkzeug.

In der Praxis beginnt eine belastbare Report-Struktur mit drei Elementen: einem Report-Katalog, der jeden regelmäßigen Bericht mit Zweck und Empfänger auflistet, einer benannten Verantwortung pro Datenquelle, und einer einzigen Ablagelogik statt paralleler Kopien in verschiedenen Postfächern.

Erst danach folgt die technische Automatisierung, meist in Stufen: zuerst die Datenzusammenführung, dann die Aufbereitung, zuletzt die Verteilung an die Empfänger. Wer diese Reihenfolge umdreht, baut Automatisierung auf Sand und wundert sich im nächsten Quartal über denselben Bruch.

Der erste Schritt für Sparkassen und Volksbanken

Eine Bestandsaufnahme der bestehenden Report-Kette zeigt meist schon nach wenigen Gesprächen, wo die größten Brüche liegen: doppelte Datenpflege, manuelle Übergaben zwischen Abteilungen, fehlende Verantwortlichkeit für eine Quelle.

Ähnliche Ausgangslagen zeigen sich auch in der Marktfolge, wo derselbe Bruch zwischen Prozess und Automatisierung auftritt, nur unter einem anderen Namen. Für Häuser, die noch am Anfang stehen, reicht oft ein einzelner Workshop-Tag, um die Ausgangslage zu ordnen und die ersten Handlungsfelder verbindlich festzulegen.

Die Potenzialanalyse Prozesse, Optimierung & Effizienz ordnet genau diese Ausgangslage und leitet daraus die Handlungsfelder ab, bevor ein Tool ins Haus kommt.