Das Volumen ist zurück, die Kapazität nicht

Die Baufinanzierung hat ihr Comeback. Die Beratungsteams spüren es zuerst, und zwar als Stau. Ob eine Baufinanzierung in Tagen oder in Wochen entschieden wird, fällt vor dem ersten Beratungstermin, nicht danach.

Viele Sparkassen beantworten das wachsende Anfragevolumen mit mehr Terminen. Das klingt kundennah, verschiebt aber die eigentliche Arbeit an die teuerste Stelle im Prozess: in das Gespräch mit dem Berater. Dort wird dann sortiert, nachgefordert und vertröstet, was vorher niemand geprüft hat.

Was der Markt gerade macht

Das Neugeschäft mit privaten Wohnimmobilienkrediten lag 2025 nach Zahlen der Europäischen Zentralbank, ausgewertet von Barkow Consulting, bei 241 Milliarden Euro und damit 21 Prozent über dem Vorjahr. Zum Jahresende hat die Dynamik nachgelassen, im vierten Quartal 2025 war das Volumen mit gut 59 Milliarden Euro das schwächste des Jahres.

Für 2026 erwartet Interhyp eine Fortsetzung der Belebung bei Zinsen, die sich in Richtung vier Prozent bewegen. Das ist kein Boom, aber ein stabil hohes Anfrageniveau. Die Kapazität der Beratung wächst in dieser Zeit nicht mit, in vielen Instituten sinkt sie durch Renteneintritte sogar.

Wo die Zeit wirklich verloren geht

Die Durchlaufzeit einer Baufinanzierung entsteht selten in der Entscheidung selbst. Sie entsteht in den Schleifen davor: Unterlagen fehlen, Objektdaten sind unvollständig, die Haushaltsrechnung beginnt im Termin bei null, und nach dem Termin startet die Nachforderungskette per E-Mail. Jede Schleife kostet Tage und bindet die Menschen, die eigentlich beraten sollen.

Dazu kommen die Systemwechsel. Zwischen Erstkontakt, Selbstauskunft, Haushaltsrechnung und Kreditantrag wechseln viele Institute mehrfach das Werkzeug, und an jedem Wechsel werden Daten neu erfasst oder gehen verloren. Der Kunde merkt davon nur eines: Er wird zum dritten Mal nach seinem Einkommen gefragt und beginnt zu zweifeln, ob er hier richtig ist.

Wie teuer diese Brüche sind, haben wir in der Einordnung zur Durchlaufzeit in der Baufinanzierung beschrieben. Der Maßstab verschiebt sich: Wer in Tagen entscheidet, verliert Kunden an Vermittlerplattformen, die in Stunden antworten.

Vorqualifizierung heißt Entscheidbarkeit herstellen

Vorqualifizierung ist mehr als ein Rückruf vor dem Termin. Sie stellt drei Dinge sicher, bevor ein Berater Zeit investiert: Die Unterlagen sind vollständig und lesbar. Die Kapitaldienstfähigkeit ist grob geprüft und trägt. Das Objekt ist plausibel erfasst, mit Kaufpreis, Lage und Finanzierungsbedarf.

Erst wenn diese drei Punkte stehen, ist eine Anfrage entscheidbar. Alles davor ist Sortierarbeit, und Sortierarbeit gehört nicht in das Beratungsgespräch.

Was Vorqualifizierung nicht ist

Vorqualifizierung heißt nicht, Kunden vor dem ersten Gespräch abzulehnen. Ein Fall, der heute nicht trägt, ist ein Beratungsanlass für morgen: mit klarer Aussage, was fehlt, und einem definierten Wiedervorlagetermin. Genau diese Fälle gehen heute verloren, weil sie nach einem ergebnislosen Termin in keinem Prozess mehr auftauchen.

Sie heißt auch nicht, die persönliche Beratung durch eine Strecke zu ersetzen. Das Gespräch bleibt der Kern des Geschäfts. Es beginnt nur auf einem anderen Niveau, wenn beide Seiten vorbereitet am Tisch sitzen.

Die Rollenfrage: Wer qualifiziert?

In vielen Instituten ist ungeklärt, wer Anfragen vorqualifiziert. Der Berater will es nicht abgeben, die Vertriebsunterstützung darf es nicht entscheiden, also bleibt es liegen. Die funktionierende Arbeitsteilung ist klar geschnitten: Die Vertriebsunterstützung qualifiziert nach definierten Kriterien, der Berater übernimmt entscheidbare Fälle.

Das verlangt zweierlei. Erstens Kriterien, die schriftlich stehen und nicht im Kopf des dienstältesten Beraters. Zweitens das Vertrauen, dass eine qualifizierte Anfrage wirklich qualifiziert ist, sonst prüft der Berater alles noch einmal und der Prozess läuft doppelt.

Bewährt hat sich, die Kriterien gemeinsam mit den Beratern zu entwickeln und nach den ersten fünfzig Fällen nachzuschärfen. Dann tragen sie die Arbeitsteilung mit, weil sie erleben, dass die Qualität der übergebenen Fälle steigt statt sinkt.

Die digitale Strecke trägt die Vorarbeit

Der Kunde liefert die Vorarbeit gern selbst, wenn das Institut es ihm leicht macht: ein Upload-Portal für Unterlagen, eine geführte Selbstauskunft, ein Rückkanal mit klarer Ansage, was noch fehlt. Die Werkzeuge dafür existieren in der Sparkassen-Finanzgruppe, entscheidend ist, dass sie am Anfang des Prozesses stehen und nicht als Nachtrag.

Wo die digitale Strecke endet und die persönliche beginnt, muss definiert sein. Sonst entstehen genau die Prozessbrüche, die wir in der Analyse zur digitalen Baufinanzierung beschrieben haben: Der Kunde beginnt online und landet in der Papierwelt.

Was KI-Agenten heute übernehmen

Die Vollständigkeitsprüfung von Unterlagen, das Auslesen von Gehaltsabrechnungen und Objektdaten, der Abgleich mit der Selbstauskunft: Das sind Aufgaben, die KI-Agenten heute zuverlässig übernehmen, als Zuarbeit vor der Entscheidung und im Rahmen der Aufsicht. Die Entscheidung selbst bleibt beim Menschen, die Vorbereitung muss es nicht.

Der Effekt ist unmittelbar: Der Berater öffnet keine Akte mehr, in der die Hälfte fehlt. Die Nachforderung passiert strukturiert vor dem Termin, nicht verstreut danach.

In vier Wochen zum Vorfilter

Der Einstieg braucht kein Großprojekt. Ein Institut kommt in vier Wochen zu einem funktionierenden Vorfilter: Woche eins, die zehn häufigsten Unvollständigkeiten aus den letzten fünfzig Fällen ziehen. Woche zwei, Qualifizierungskriterien und Zuständigkeit festlegen. Woche drei, Upload-Strecke und Checkliste an den Start bringen. Woche vier, die ersten Fälle messen: Wie viele Anfragen erreichen den Berater entscheidbar?

Diese Quote ist die Kennzahl, an der sich alles Weitere ausrichtet. Steigt sie, sinkt die Durchlaufzeit von allein. Und sie diszipliniert die Diskussion: Statt über gefühlte Auslastung zu streiten, spricht die Runde über einen messbaren Anteil entscheidbarer Fälle.

Der nächste Schritt

Wenn das Anfragevolumen steigt und die Beratung den Stau spürt, lohnt der Blick von außen auf den Prozess. In einer Potenzialanalyse ordnen wir an einem Tag vor Ort, wo die Schleifen entstehen und welcher Hebel zuerst kommt. Für den schnellen Einstieg in das Thema eignet sich ein Impuls-Workshop mit dem Führungskreis.