Projektarbeit mit KI: dreifacher Durchsatz in drei Monaten

Auf einen Blick

Das Team von Sotica hat für ein Unternehmen mit über 600 Mitarbeitenden ein Programm mit mehr als zehn parallel laufenden Teilprojekten auf eine einheitliche, digitale Projektstruktur gestellt. Von der Anforderungsaufnahme über das Zielbild bis zur fertigen Lösung kam alles aus einer Hand, einschließlich der technischen Umsetzung und der Projektleitung im laufenden Betrieb. Möglich wurde das unter anderem, weil das Sotica-Team das Schlüsselwissen einzelner Fachkräfte AI-ready strukturiert und sie damit als strategischen Engpass entlastet hat. KI-Agenten übernehmen seitdem Statusberichte, Regelprüfung und Nachbereitung.

Der Kunde

Ein Unternehmen mit über 600 Mitarbeitenden, das ein geschäftskritisches Programm mit vielen internen Einheiten und externen Dienstleistern umsetzt.

Ausgangslage

Die Teilprojekte liefen gleichzeitig, jedes mit eigenen Ansprechpartnern, Dienstleistern und Abhängigkeiten. Steuerung, Fachwissen und Abstimmung lagen im Wesentlichen bei einer Person im Management. Aufgaben waren unterschiedlich beschrieben, Termine und Zuständigkeiten fehlten häufig, Statusberichte entstanden von Hand.

Herausforderung

Der Engpass war nicht technisch. Es fehlte eine Struktur, die drei Fragen jederzeit beantwortet: Wo steht jedes Teilprojekt, wer ist am Zug, und was braucht eine Entscheidung? Ohne diese Grundlage bleibt auch KI wirkungslos, weil sie nur so gut arbeitet wie die Informationen, auf die sie zugreift. Hinzu kam: Entscheidendes Fachwissen lag bei wenigen Fachkräften, an denen damit jede Rückfrage und jede Entscheidung hing.

Vorgehen

Anforderungen und Zielbild. Das Sotica-Team hat mit dem verantwortlichen Management aufgenommen, was Steuerung leisten muss, und daraus eine durchgängige Hierarchie entwickelt: Programm, Workstream, Aufgabe, Teilaufgabe.

Standards statt Einzelfall. Sotica hat eine einheitliche Benennung eingeführt, dazu wenige Pflichtangaben je Aufgabe (Start, Fälligkeit, beteiligte Einheiten, externe Beteiligte) und ein Feld, das zeigt, bei wem die Aufgabe liegt. Wiederkehrende Schritte folgen einem Standardablauf mit Vorlagen.

Automatisierung. Das Team hat die Plattform so eingerichtet, dass Pflichtangaben beim Anlegen vorbelegt werden. Ist eine Aufgabe abgeschlossen, stößt die Plattform die Prüfung der zugehörigen Dokumentation an.

Wissen am Ort der Arbeit. Für jede beteiligte Einheit hat Sotica eine Wissensseite mit Anforderungen, Entscheidungen und Ansprechpartnern aufgebaut und mit dem jeweiligen Workstream verknüpft. Der jüngste Beschluss gilt.

Schlüsselwissen AI-ready. Das Sotica-Team hat das Fachwissen einzelner Fachkräfte aus Gesprächen und Aufzeichnungen aufgenommen und so strukturiert, dass KI-Agenten darauf zugreifen können: Regeln, Entscheidungsmuster und Begründungen, jeweils mit Stand und Quelle. Rückfragen beantwortet seitdem zuerst die Wissensbasis, nicht die Fachkraft.

KI-Agenten. Sotica hat fünf KI-Agenten entwickelt, die innerhalb der vorhandenen Plattform und ihrer Berechtigungen arbeiten: Statusbericht je Workstream, Prüfung der Regeln, Auskunft zu Zugängen, Fachwissen aus früheren Entscheidungen, Nachbereitung von Regelterminen.

Informationsfluss ohne Kontextbrüche. Das Sotica-Team hat die Projektarbeit so aufgebaut, dass Korrespondenz, Entscheidungen, Termine und Fachwissen direkt an der jeweiligen Aufgabe liegen und miteinander verknüpft sind. Die KI-Agenten arbeiten damit auf dem vollständigen, aktuellen Stand und müssen keine Lücken füllen. So werden Halluzinationen vermieden.

Steuerung. Ein Dashboard zeigt nur, was Entscheidungen auslöst: Blocker, Überfälliges, Verhältnis von neuen zu erledigten Aufgaben. Die Projektleitung im laufenden Betrieb liegt ebenfalls bei Sotica.

Ergebnisse

• Der Durchsatz erledigter Aufgaben hat sich innerhalb von drei Monaten verdreifacht.

• Schlüsselwissen ist AI-ready verfügbar. Einzelne Fachkräfte sind als strategischer Engpass entlastet und gewinnen Zeit für Entscheidungen, die nur sie treffen können.

• Die KI-Agenten liefern belastbare Auskünfte, weil der Informationsfluss der Projektarbeit keine Kontextbrüche mehr hat.

• Statusberichte entstehen aus der Plattform, nicht mehr von Hand.

• Das Management gewinnt Zeit für fachliche Entscheidungen, weil Stand und Zuständigkeit jederzeit sichtbar sind.

• Das Projektteam des Kunden passt Regeln, Felder und Abläufe im laufenden Betrieb eigenständig an, unter klaren Freigaberegeln.

• Die Struktur wird inzwischen auf einen weiteren, wiederkehrenden Prozess übertragen.

Was andere daraus mitnehmen

• Struktur kommt vor KI. Erst einheitliche Angaben machen Agenten verlässlich.

• Wenige Pflichtangaben genügen, wenn sie automatisch vorbelegt werden.

• Wissen einzelner Fachkräfte ist ein strategischer Engpass. AI-ready strukturiert, trägt es das ganze Team.

• Halluzinationen entstehen dort, wo Kontext abreißt. Ein durchgängiger Informationsfluss ist der wirksamste Schutz.

• Berichte, die aus der Arbeit selbst entstehen, sparen Zeit und sind belastbarer.

Häufige Fragen

Braucht es dafür neue Tools?
Nein. Sotica baut auf der vorhandenen Projekt- und Wissensplattform auf.

Wie schnell zeigt sich Wirkung?
Hier innerhalb von drei Monaten, weil das Sotica-Team die Struktur im laufenden Programm eingeführt hat, nicht daneben.

Wie verlässlich sind die Antworten der KI-Agenten?
Die Agenten greifen auf verknüpfte, aktuelle Informationen an der Aufgabe zu und nennen ihre Quelle. Das Sotica-Team hat Kontextbrüche im Informationsfluss gezielt beseitigt, damit keine Lücken entstehen, die eine KI mit Vermutungen füllt.

Wer pflegt die Struktur nach der Einführung?
Das Projektteam des Kunden selbst. Änderungen an Regeln und Feldern laufen über eine Freigabe im Management.