BiPRO oder Einzelanbindung: Bestandsdaten im Maklerbüro im Griff

Jeder Versicherer ein eigener Zugang. Das skaliert nicht.

Ein Makler mit dreißig Versicherern im Bestand jongliert dreißig Logins, dreißig Portale und dreißig Formate. Einzelanbindungen an jeden Versicherer skalieren nicht, ein gemeinsamer Standard schon; diese Rechnung entscheidet darüber, ob ein Maklerunternehmen seine Bestandsdaten beherrscht oder von ihnen beherrscht wird.

Was ist BiPRO überhaupt?

BiPRO ist ein Normenwerk für die digitale Kommunikation zwischen Versicherern, Maklern und Dienstleistern. Herausgeber ist der BIPRO e.V., das Brancheninstitut für Prozessoptimierung, nach eigenen Angaben mit mehr als 300 Mitgliedsunternehmen. Statt für jeden Versicherer eine eigene Schnittstelle zu bauen, definiert das Institut gemeinsame Formate: einmal anbinden, mit vielen sprechen.

Einzelne Normen regeln einzelne Prozesse. Laut Normenübersicht des Instituts deckt die Normenfamilie 430 die Übermittlung von Geschäftsvorfällen ab, von allgemeinen Vorgängen über vertragsbezogene Daten (430.4) bis zu Abrechnungen (430.7). Die Normen 421 bis 426 regeln Tarifierung, Angebot und Antrag, kurz TAA, je Sparte, die Normen 501 bis 503 Partner-, Vertrags- und Schadenservices. Mit RNext entwickelt das Institut eine neue Normengeneration.

Weiterentwickelt werden die Normen gemeinsam von Versicherern, Vermittlern und Softwareherstellern. Im Projekt DIOPLUS Bestandsdatenübermittlung erarbeiteten die Beteiligten etwa Listen von Pflicht- und Wunschattributen für die Vertragsdaten, damit beim Makler vollständige und eindeutig interpretierbare Daten ankommen. Für Maklerunternehmen heißt das: Der Standard ist kein fertiges Produkt, sondern ein Rahmen, dessen Nutzen von der Umsetzung auf beiden Seiten abhängt.

Wann ist eine Einzelanbindung sinnvoll?

Eine Einzelanbindung ist sinnvoll, wenn das Geschäft auf wenige große Versicherer konzentriert ist und deren voller Funktionsumfang gebraucht wird. Sie ist auf genau einen Partner zugeschnitten und kommt ohne den Kompromiss eines gemeinsamen Standards aus.

Der Vorteil endet mit der Zahl. Jede weitere Einzelanbindung ist ein eigenes Projekt, eine eigene Wartung, ein eigener Fehlerpunkt. Was bei drei Versicherern überschaubar ist, wird bei dreißig zur Daueraufgabe, die kein Maklerunternehmen mittlerer Größe nebenher leistet. Der Aufwand wächst mit jedem Partner, und genau darin liegt das Problem.

Was spricht für den Standard?

Für den Standard spricht, dass der Aufwand nicht mehr mit jedem neuen Partner wächst. Eine Anbindung an eine BiPRO-fähige Infrastruktur öffnet den Zugang zu allen Versicherern, die dieselbe Norm unterstützen.

Der Preis ist der Kompromiss. Eine Norm bildet den gemeinsamen Nenner ab, nicht jede Besonderheit eines Versicherers. Für die Massenprozesse, um die es meist geht, Dokumentenabruf und Bestandsführung, überwiegt dieser Nachteil selten. Hinzu kommt eine Einschränkung, die in der Praxis oft übersehen wird: BiPRO-Normen sind freiwillig, und nicht jeder Versicherer setzt jede Norm vollständig um. Wie groß diese Lücke bei den Vertragsdaten ist, beschreibt der Beitrag zur BiPRO-Norm 430.4.

Warum ist der Bestand der eigentliche Einsatz?

Der Bestand ist der eigentliche Einsatz, weil nur strukturierte Bestandsdaten ausgewertet und für Beratung genutzt werden können. Die Anbindung ist der Weg, diese Daten überhaupt ins eigene Maklerverwaltungsprogramm zu holen, also in die zentrale Software für Kunden, Verträge und Vorgänge.

Sobald die Daten strukturiert vorliegen, lässt sich der Bestand maschinell lesen, auf Lücken prüfen und für die nächste Ansprache nutzen, wie der Beitrag zu Bestandsdaten als Kapital zeigt. Ohne strukturierte Anbindung bleibt dieser Schritt verschlossen oder muss über die Auswertung von Dokumenten nachgeholt werden.

Welcher Weg passt zu welchem Maklerunternehmen?

Ein kleines Maklerunternehmen mit wenigen Schwerpunktversicherern fährt mit gezielten Einzelanbindungen an diese Partner gut. Ein wachsendes Unternehmen mit breitem Bestand kommt an einer standardbasierten Anbindung nicht vorbei, weil der Wartungsaufwand der Einzellösungen sonst das Wachstum aufzehrt.

Entscheidend ist, die Frage aktiv zu beantworten. Wer keine Entscheidung trifft, entscheidet sich faktisch für einen Flickenteppich aus gewachsenen Einzelzugängen, und der ist auf Dauer die teuerste Variante. Besonders deutlich wird das nach Zukäufen, wenn Bestände aus fremden Systemen hinzukommen; der Beitrag zur Bestandsübertragung im Maklerbüro beschreibt die typischen Hürden.

Was kostet die Entscheidung im laufenden Betrieb?

Die versteckten Kosten der Einzelanbindung stecken im Betrieb, nicht im Aufbau. Jede Schnittstelle ändert sich, wenn der Versicherer seine Systeme anpasst; was heute läuft, bricht nach einem Update auf der Gegenseite.

Ein Maklerunternehmen mit vielen Einzelanbindungen unterhält damit eine ständige Reparaturwerkstatt, deren Aufwand in keiner Kalkulation auftaucht. Der Standard verlagert diese Last auf den Anbieter der gemeinsamen Infrastruktur, etwa den Hersteller des Maklerverwaltungsprogramms. Änderungen werden zentral aufgefangen, nicht in jedem Büro einzeln. Darin liegt der wirtschaftliche Vorteil: nicht in der einmaligen Anbindung, sondern im wegfallenden Dauerbetrieb vieler Einzelverbindungen.

Warum muss die Datenhoheit beim Makler bleiben?

Die Datenhoheit muss beim Makler bleiben, weil eine Anbindung, die Daten nur anzeigt, eine neue Abhängigkeit schafft, statt sie zu lösen. Zweck der Anbindung ist, die Daten strukturiert im eigenen System zu haben, unabhängig vom einzelnen Versicherer oder Portal.

Ein Makler, der seine Daten beherrscht, kann auswerten, beraten und den Anbieter wechseln. Ein Makler, dessen Daten in fremden Portalen liegen, ist an deren Bedingungen gebunden. Warum Versicherer ihrerseits von Portalen auf direkte Datenlieferung umstellen sollten, zeigt der Beitrag Maklerportal oder Schnittstelle. Und auch der beste Standard ersetzt nicht die Arbeit am eigenen Bestand: Wer über eine Norm Daten in schlechter Qualität einliest, hat sie nur schneller unordentlich.

Was Maklerunternehmen jetzt entscheiden sollten

1. Den Bestand nach Gesellschaften auswerten: Wie viel Geschäft liegt bei den fünf größten Versicherern, wie viel verteilt sich auf den Rest?

2. Den Umsetzungsstand prüfen, welche Versicherer im Bestand welche Normen tatsächlich bedienen.

3. Den laufenden Aufwand beziffern, den heutige Einzelzugänge und manuelle Pflege Monat für Monat binden.

4. Eine Anbindungsstrategie festlegen: Standard als Grundlage, Einzelanbindungen nur dort, wo ein großer Partner sie rechtfertigt.

5. Datenqualität im Zielsystem sichern mit Erfassungsstandards und klarer Zuständigkeit.

Häufige Fragen

Ist BiPRO für Versicherer verpflichtend?
Nein. BiPRO-Normen sind freiwillige Branchenstandards. Welche Normen ein Versicherer in welchem Umfang umsetzt, entscheidet er selbst.

Lohnt sich die Standardanbindung auch für kleine Maklerbüros?
Meist ja, wenn das Maklerverwaltungsprogramm sie bereits mitbringt. Eigene Einzelanbindungen lohnen sich für kleine Büros nur bei sehr wenigen, sehr großen Partnern.

Löst eine Standardanbindung alle Datenprobleme?
Nein. Sie liefert den Kanal. Vollständigkeit hängt von der Umsetzung beim Versicherer ab, und die Ordnung im Zielsystem bleibt Aufgabe des Maklerunternehmens.

Weitere Beiträge zu Anbindung, Bestand und Maklerbetreuung bündelt das Dossier Maklerbetreuung & Vermittlermarkt.

Wie viele Stunden im eigenen Büro jeden Monat in die Pflege von Zugängen und das Nachtragen von Daten fließen, weiß kaum ein Maklerunternehmen genau, und genau dort beginnt die Antwort auf die Anbindungsfrage. Wir freuen uns über ein erstes Gespräch zu diesem Thema.