KI im Maklerbüro: stark bei Texten, ungenutzt im Prozess

Wie viele Makler nutzen KI heute?

Die Schreibmaschine ist angekommen, die Werkbank steht leer. Makler nutzen künstliche Intelligenz vor allem als Schreibhilfe, während die größten Zeitfresser im Maklerbüro, vom Posteingang über die Dokumentenverarbeitung bis zur Gesprächsvorbereitung, weitgehend unangetastet bleiben.

Nach dem 18. Vermittlerbarometer des AfW Bundesverband Finanzdienstleistung, erhoben zwischen Dezember 2025 und Februar 2026 unter rund 1.000 Vermittlerinnen und Vermittlern, setzt die Hälfte KI-Anwendungen beruflich ein. Im Vorjahr waren es 35 Prozent, im Jahr 2023 erst 16 Prozent. Von den Nutzern arbeiten 46 Prozent täglich mit KI, weitere 35 Prozent wöchentlich. Die Verbreitung hat sich damit binnen zwei Jahren etwa verdreifacht.

Wofür setzen Makler KI bisher ein?

Ganz überwiegend fürs Schreiben. Laut AfW-Vermittlerbarometer nennen 77 Prozent der KI-nutzenden Vermittler die Texterstellung als Einsatzzweck, 57 Prozent die Informationsbeschaffung und 44 Prozent die Ideenfindung. KI-gestützte Chatbots im Kundendialog nutzen gerade einmal 4,5 Prozent. KI formuliert im Maklerbüro also E-Mails und Beitragstexte, sie arbeitet aber kaum in den Abläufen, die den Tag tatsächlich füllen.

Warum ist Texterstellung nicht der größte Hebel?

Weil Texte selten der Engpass sind. Eine gut formulierte E-Mail spart einige Minuten. Der Engpass im Maklerbüro liegt im Mengengeschäft: eingehende Post und Mails sichten, Dokumente den richtigen Kunden und Verträgen zuordnen, Daten in das Maklerverwaltungsprogramm übertragen, Gespräche vorbereiten, Schadenmeldungen aufnehmen. Diese Arbeit läuft täglich, bindet Personal und wächst mit dem Bestand. Hier entscheidet sich, ob ein Büro mit gleicher Mannschaft mehr Bestand betreuen kann.

Dass dieser Bereich in der Nutzungsstatistik kaum vorkommt, hat einen einfachen Grund: Eine Schreibhilfe lässt sich in fünf Minuten ausprobieren, ein Prozess braucht Einrichtung, Anbindung und Vertrauen. Der Aufwand ist höher, der Ertrag auch. Prozess-KI klassifiziert Eingänge, extrahiert Daten aus Dokumenten, ordnet Vorgänge zu und legt Ergebnisse zur Kontrolle vor. Wie das im Eingangskanal konkret aussieht, zeigt der Beitrag zum Posteingang im Maklerbetrieb.

Welche Prozesse im Maklerbüro lohnen sich zuerst?

Vier Kandidaten stechen heraus, weil sie Volumen mit klaren Regeln verbinden:

• Posteingang: E-Mails und Dokumente automatisch klassifizieren, dem Kunden und Vertrag zuordnen und mit einem Bearbeitungsvorschlag ablegen.

• Dokumentenverarbeitung: Policen, Nachträge und Courtageabrechnungen auslesen und die Daten strukturiert ins Maklerverwaltungsprogramm übernehmen.

• Gesprächsvorbereitung: Vor dem Kundentermin Bestand, offene Vorgänge und Deckungslücken zu einer Übersicht bündeln, statt in drei Systemen zu suchen.

• Risikovoranfragen: Anfragen an Versicherer vorstrukturieren und Rückmeldungen zuordnen; warum der Prozess auf beiden Seiten so viel Potenzial hat, zeigt die Analyse zur Risikovoranfrage.

Vom Verwaltungsprogramm zum handelnden System

Klassische Maklerverwaltungsprogramme strukturieren Abläufe, nehmen Vermittlern aber selten Arbeit ab. Schadenmeldungen anlegen, Dokumente prüfen, Bedarfsanalysen erstellen und E-Mails beantworten läuft oft Klick für Klick. Erste Anbieter positionieren ihre Systeme deshalb als Maklerverwaltungsagenten, also als Software, die Vorgänge selbst anstößt, statt nur zu verwalten. Für die Auswahl zählt nicht die längste Funktionsliste, sondern die Frage, wie viele manuelle Schritte ein System real einspart.

Die Grundlage bleibt der Datenaustausch mit den Versicherern. Über die BiPRO-Norm 430 stellen Versicherer Dokumente und Geschäftsvorfälle zum Abruf bereit, sodass Policen und Schriftverkehr verschiedener Gesellschaften zentral abgerufen und dem richtigen Kunden zugeordnet werden können. Wo die Umsetzung in der Praxis stockt, ist gesondert analysiert. Wo Normen fehlen und Daten noch im älteren GDV-Datensatz oder als PDF kommen, überbrückt die KI-gestützte Extraktion die Lücke.

Was braucht ein Maklerbüro, um KI im Prozess zu nutzen?

Drei Dinge, und keines davon ist ein neues KI-Tool. Erstens eine gepflegte Datenbasis: Kunden, Verträge und Dokumente müssen im Maklerverwaltungsprogramm sauber zugeordnet sein, sonst automatisiert die KI das Chaos. Zweitens definierte Abläufe: Wer entscheidet was, wo wird abgelegt, was ist ein Sonderfall. Ein Prozess, den niemand beschreiben kann, lässt sich nicht übergeben. Drittens eine klare Kontrolllogik: Die KI schlägt vor, ein Mensch gibt frei, mindestens am Anfang.

Die Reihenfolge ist bewusst: Wer zuerst das Tool kauft und dann die Ablage aufräumt, zahlt doppelt. Wer zuerst Datenbasis und Ablauf klärt, kann Tools in Wochen produktiv setzen und wechseln, wenn ein besseres kommt, weil der Prozess dem Büro gehört und nicht dem Anbieter. Wie die Verwaltungszeit an der Datenbasis hängt, beschreibt der Beitrag zur Verwaltungszeit im Maklerbetrieb.

Was gilt für Datenschutz und KI-Kompetenz?

Kundendaten aus Bestand und Schaden gehören nicht in frei zugängliche KI-Dienste ohne Auftragsverarbeitung. Für den Prozesseinsatz heißt das: Tools wählen, die eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung bieten und Daten in der EU verarbeiten, Zugriffe auf das Nötige begrenzen und dokumentieren, welche Daten wohin fließen. Seit dem 2. Februar 2025 verlangt Artikel 4 der europäischen KI-Verordnung zudem, dass Anbieter und Betreiber von KI-Systemen Maßnahmen zur KI-Kompetenz ihres Personals ergreifen. Was das für Maklerbüros konkret heißt, vertieft der Beitrag zur KI-Kompetenzpflicht für Makler.

Ersetzt Prozess-KI Mitarbeitende im Maklerbüro?

Nein, sie verschiebt Arbeit von der Zuordnung zur Entscheidung. Die Stunden, die heute in Sichten, Sortieren und Abtippen fließen, wandern in Beratung, Bestandsdurchsicht und Neugeschäft. Für die meisten Büros ist das eine Wachstumsfrage: Bestände wachsen durch Zukäufe, und qualifizierte Mitarbeitende sind schwer zu finden. Bei allem mit Kundenwirkung, etwa Deckungszusagen, Beratungsdokumentation und Schadenkommunikation, prüft und entscheidet weiterhin der Makler.

Woran sich der Nutzen zeigt, lässt sich mit wenigen Größen festhalten: Zeit je Zuordnung eines eingehenden Dokuments, Anteil der automatisch richtig zugeordneten Vorgänge, Liegezeit bis zur ersten Bearbeitung und Zahl der Rückfragen von Kunden und Versicherern. Wer diese Werte vor dem Start notiert, kann nach einigen Wochen belegen, ob die eingesetzte KI im Prozess wirkt oder nur im Textfeld.

Vier Schritte für das Management

1. Den Posteingang zwei Wochen mitzählen: Was kommt herein, wie lange dauert die Zuordnung, was bleibt liegen?

2. Den häufigsten Vorgangstyp auswählen und dafür eine KI-gestützte Vorsortierung mit menschlicher Freigabe einführen.

3. Datenbasis und Ablage klären, bevor weitere Tools angeschafft werden.

4. Nach vier Wochen messen und erst dann auf weitere Vorgangstypen erweitern.

Häufige Fragen

Reicht ein KI-Text-Tool für den Einstieg?
Für Texte ja. Für spürbare Entlastung im Büro braucht es KI im Prozess, vor allem im Posteingang und in der Dokumentenverarbeitung.

Muss das Maklerverwaltungsprogramm gewechselt werden?
Nicht zwingend. Entscheidend sind offene Schnittstellen und eine saubere Datenbasis. Ein Wechsel lohnt erst, wenn das bestehende System keine maschinelle Anlage von Vorgängen erlaubt.

Wie wird die KI-Kompetenzpflicht erfüllt?
Mit einer praxisnahen Einweisung aller, die KI-Tools beruflich nutzen, und einer kurzen Dokumentation, wer wann geschult wurde.

Weitere Beiträge zu Posteingang, Extraktion und Dunkelverarbeitung bündelt das Dossier Eingangs- & Dokumentenverarbeitung.

Welcher Prozess im eigenen Büro die meisten Stunden bindet, ist selten der, über den am meisten gesprochen wird. Wir freuen uns auf ein erstes Gespräch darüber.