Wie viele Makler nutzen KI heute?

Die Schreibmaschine ist angekommen, die Werkbank steht leer. Makler nutzen künstliche Intelligenz vor allem als Schreibhilfe – die größten Zeitfresser im Maklerbüro, vom Posteingang über die Dokumentenverarbeitung bis zur Gesprächsvorbereitung, bleiben weitgehend unangetastet.

Die Datenlage dazu ist eindeutig: Nach dem 18. Vermittlerbarometer des AfW Bundesverband Finanzdienstleistung, erhoben zwischen Dezember 2025 und Februar 2026 unter 1.001 Vermittlerinnen und Vermittlern, nutzt jeder zweite Vermittler KI-Werkzeuge – 2023 waren es erst 16 Prozent. Die Verbreitung hat sich also binnen zwei Jahren verdreifacht. Fast die Hälfte der Nutzer arbeitet täglich damit.

Wofür setzen Makler KI bisher ein?

Ganz überwiegend fürs Schreiben. Laut AfW-Vermittlerbarometer nennen 77 Prozent der KI-nutzenden Vermittler Texterstellung als Einsatzzweck, 57 Prozent Informationsbeschaffung und 44 Prozent Ideenfindung. Den Kundendialog per Chatbot nutzen gerade einmal 4,5 Prozent. Anders gesagt: KI formuliert im Maklerbüro E-Mails und Beitragstexte – sie arbeitet aber nicht in den Abläufen, die den Tag tatsächlich füllen.

Warum ist Texterstellung nicht der größte Hebel?

Weil Texte selten der Engpass sind. Eine gut formulierte E-Mail spart fünf Minuten. Der Engpass im Maklerbüro liegt im Mengengeschäft: eingehende Post und Mails sichten, Dokumente den richtigen Kunden und Verträgen zuordnen, Daten in das Maklerverwaltungsprogramm übertragen, Gespräche vorbereiten, Schadenmeldungen aufnehmen. Diese Arbeit läuft täglich, bindet Personal und wächst mit dem Bestand – hier entscheidet sich, ob ein Büro mit gleicher Mannschaft mehr Bestand betreuen kann. Dass ausgerechnet dieser Bereich in der Nutzungsstatistik kaum vorkommt, hat einen einfachen Grund: Eine Schreibhilfe lässt sich in fünf Minuten ausprobieren, ein Prozess braucht Einrichtung, Anbindung und Vertrauen. Der Aufwand ist höher – der Ertrag auch.

Genau dort setzt Prozess-KI an: Sie klassifiziert Eingänge, extrahiert Daten aus Dokumenten, ordnet Vorgänge zu und legt Ergebnisse zur Kontrolle vor. Wie das im Eingangskanal konkret aussieht, zeigt unser Beitrag zum Posteingang im Maklerbetrieb.

Welche Prozesse im Maklerbüro lohnen sich zuerst?

Vier Kandidaten stechen heraus, weil sie Volumen mit klaren Regeln verbinden:

• Posteingang: E-Mails und Dokumente automatisch klassifizieren, dem Kunden und Vertrag zuordnen und mit einem Bearbeitungsvorschlag ablegen.

• Dokumentenverarbeitung: Policen, Nachträge und Courtageabrechnungen auslesen und die Daten strukturiert ins Maklerverwaltungsprogramm übernehmen.

• Gesprächsvorbereitung: Vor dem Kundentermin Bestand, offene Vorgänge und Lücken zu einer Übersicht bündeln, statt in drei Systemen zu suchen.

• Risikovoranfragen: Eingehende Anfragen vorstrukturieren und priorisieren, bevor sie im Postfach altern – warum gerade dieser Prozess so viel Potenzial hat, zeigt unsere Analyse zu Risikovoranfragen im Posteingang.

Was braucht ein Maklerbüro, um KI im Prozess zu nutzen?

Drei Dinge, und keines davon ist ein neues KI-Tool. Erstens eine gepflegte Datenbasis: Kunden, Verträge und Dokumente müssen im Maklerverwaltungsprogramm sauber zugeordnet sein, sonst automatisiert die KI das Chaos. Zweitens definierte Abläufe: Wer entscheidet was, wo wird abgelegt, was ist ein Sonderfall – ein Prozess, den niemand beschreiben kann, lässt sich nicht übergeben. Drittens eine klare Kontrolllogik: Die KI schlägt vor, ein Mensch gibt frei, mindestens am Anfang. So bleibt die Verantwortung im Büro und das Vertrauen wächst mit der Fehlerquote, die man tatsächlich misst.

Die Reihenfolge ist bewusst: Wer zuerst das Werkzeug kauft und dann die Ablage aufräumt, zahlt doppelt. Wer zuerst Datenbasis und Ablauf klärt, kann Werkzeuge in Wochen produktiv setzen – und wechseln, wenn ein besseres kommt, weil der Prozess dem Büro gehört und nicht dem Anbieter.

Was ist mit Datenschutz und Kundendaten?

Kundendaten aus Bestand und Schaden gehören nicht in frei zugängliche KI-Dienste ohne Auftragsverarbeitung. Für den Prozesseinsatz heißt das: Werkzeuge wählen, die eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung bieten und Daten in der EU verarbeiten, Zugriffe auf das Nötige begrenzen und dokumentieren, welche Daten wohin fließen. Seit dem 2. Februar 2025 verlangt die europäische KI-Verordnung zudem KI-Kompetenz von allen, die KI-Systeme beruflich einsetzen – auch im Maklerbüro gehört eine kurze, praxisnahe Einweisung des Teams also zur Pflicht, nicht zur Kür. Sauber aufgesetzt ist das kein Hindernis, sondern ein Verkaufsargument gegenüber Kunden und Versicherern: Ein Büro, das erklären kann, wie es mit Daten und KI arbeitet, wirkt professioneller als eines, das die Frage vermeidet.

Ersetzt Prozess-KI Mitarbeiter im Maklerbüro?

Nein – sie verschiebt Arbeit von der Zuordnung zur Entscheidung. Die Stunden, die heute in Sichten, Sortieren und Abtippen fließen, wandern in Beratung, Bestandsdurchsicht und Neugeschäft. Für die meisten Büros ist das keine Personalfrage, sondern eine Wachstumsfrage: Der Markt konsolidiert, Bestände wachsen durch Zukäufe, und qualifizierte Mitarbeiter sind kaum zu bekommen. Wer pro Mitarbeiter mehr Bestand betreuen kann, gewinnt Spielraum – wer jede Stunde in manuelle Zuordnung steckt, kauft sich mit jedem Bestandszukauf neue Rückstände.

Wichtig bleibt die Rollenverteilung: Die KI übernimmt die Vorarbeit, die fachliche Verantwortung bleibt beim Menschen. Bei allem, was Kundenwirkung hat – Deckungszusagen, Beratungsdokumentation, Schadenkommunikation – prüft und entscheidet der Makler.

Wie fängt ein kleines Maklerbüro an?

Mit einem Prozess, nicht mit einer Plattform. Den Posteingang zwei Wochen lang mitzählen: Was kommt rein, wie lange dauert die Zuordnung, was bleibt liegen? Dann den häufigsten Vorgangstyp auswählen und dafür eine KI-gestützte Vorsortierung mit menschlicher Freigabe einführen. Nach vier Wochen messen, was sich verändert hat, und erst dann erweitern. Dieses Vorgehen kostet wenig, erzeugt schnell einen sichtbaren Effekt – und baut genau die Erfahrung auf, die der nächste Schritt braucht.

Der häufigste Fehler ist der umgekehrte Weg: alles auf einmal wollen, ein halbes Jahr evaluieren und am Ende doch wieder nur Texte generieren. Die Büros, die heute einen Vorsprung haben, haben klein angefangen, konsequent gemessen und den Rest der Branche schlicht überholt, während dort noch diskutiert wurde.

Wer dafür einen strukturierten Einstieg sucht: In einer kompakten Potenzialanalyse ermitteln wir, welcher Prozess im konkreten Büro den größten Hebel hat und was seine Automatisierung realistisch bringt.